Тема 10. Обеспечение взаимодействия социокультурных учреждений и организаций при подготовке мероприятий комплексного характера

Особенности подготовки и проведения мероприятий комплексного типа (различного рода фестивалей, смотров, выставок, олимпиад и т.п.) в масштабе города или региона. Многофункциональность и многоплановость подобных мероприятий.

Необходимость координации действий различных служб и учреждений при организации крупных мероприятий комплексного характера. Проектный подход (управление проектами) к созданию подобного рода мероприятий.

Создание оргкомитета по подготовке и проведению мероприятия под председательством представителя соответствующего органа власти. Включение в состав оргкомитета представителей других властных структур, отвечающих за различные участки работы, в т.ч. транспорт, обеспечение порядка и т.п.

Составление плана работы оргкомитета. Определение общего замысла мероприятия. Подбор и назначение основных исполнителей. Указание сроков.

Утверждение сметы расходов.

Работа членов оргкомитета в ходе подготовки мероприятия. Выезды на места с целью контроля за ходом подготовки по соответствующим направлениям. Оказание помощи в установлении связи с родственными учреждениями и организациями.

Регулярное заслушивание на заседаниях оргкомитета информации о ходе подготовки мероприятия по каждому из направлений.

Создание профильных оргкомитетов (штабов, дирекций, рабочих групп) по отдельным направлениям общей программы и разработка соответствующих планов работы.

Детальная проработка профильной части программы мероприятия, включая сценарную основу, режиссерско-постановочный план, подбор исполнителей и коллективов, оборудования сценических и игровых площадок и т.п.

Проведение подготовительной работы на местах и сдача своей части проекта (программы) представителю головного оргкомитета.

Проверка общей готовности мероприятия или его частей накануне проведения.

Проведение самого мероприятия.

Работа членов оргкомитета в ходе мероприятия. Наблюдение за его ходом и оказание помощи в случае необходимости. Осуществление взаимовыручки родственными учреждениями и организациями.

Анализ итогов проделанной работы.

Специфика организации различного рода конкурсов и смотров.

Подготовительная работа. Создание оргкомитета. Разработка условий. Оповещение о конкурсе. Привлечение (отбор) участников. Решение финансовых вопросов.

Осуществление конкурсной программы. Работа жюри. Этапы (туры) конкурса. Определение победителей и их поощрение. Подведение итогов.