2.2. Организация работы специалиста и волонтера при построении волонтерской деятельности

Люди, которые хотят стать волонтерами, обычно сами находят организацию и предлагают ей свой добровольный труд. Так же организации могут сами обращаться к обществу с просьбой помочь в осуществлении своей деятельности. При этом достаточно часто организации привлекают волонтеров, не думая о последствиях своих действий и не проведя соответствующую подготовку. С одной стороны, это может спровоцировать неприятие волонтеров штатными сотрудниками, так как они чувствуют, что к ним предъявляются чрезмерные требования и у них, собственно, нет возможности заниматься волонтерами. С другой стороны, волонтеры, то есть вы, можете испытать разочарование, поскольку не чувствуете, что ваши знания и навыки востребованы, а деятельность приносит ощутимую пользу.

Поэтому работа с волонтерами – это не спонтанные действия, ей должны предшествовать тщательный анализ и подготовка и вы должны знать все этапы работы. Специалисты организации должны провести следующую работу в области организации – подготовить для волонтеров поле деятельности, следуя ниже представленным этапам.

Начать следует с планирования работы волонтеров в организации, которое является одним из основополагающих элементов волонтерского менеджмента. Планирование позволяет руководству организации и сотрудникам определить свои ожидания от работы волонтеров, дает возможность достичь единого понимания целей привлечения волонтеров Центром, определить задачи сотрудников при работе с волонтерами и уже заранее предусмотреть и устранить возможные неясности и проблемы. Безусловно, не всегда все происходит так, как мы это планируем, но наличие плана дает нам больше возможностей и уверенности в том, что мы сможем наиболее адекватно отреагировать на изменения, затратив при этом наименьшее количество дополнительных ресурсов.

Задачи планирования состоят в том, чтобы:

1) Определить, в чем будет заключаться роль волонтеров в организации;

2) Определить приоритетные направления в работе для волонтеров с учетом потребности организации, получателей услуг, самих волонтеров и других заинтересованных сторон (например, индивидуальное сопровождение, организация мероприятий, помощь в проведении праздников, работа с документацией, общение с ребенком, получение профессионального опыта и др.);

3) Определить, сколько необходимо волонтеров для того или иного вида деятельности;

4) Предусмотреть и минимизировать возможные риски, связанные с привлечением волонтеров;

5) Определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам;

6) Определить, какие ресурсы необходимы для того, чтобы волонтеры могли осуществлять свою деятельность, и убедиться в наличии этих ресурсов;

При планировании крайне важно быть реалистичным, ставить приоритеты и не проводить планирование в одиночку, но вовлекать в него всех, кого касается деятельность волонтеров. Вовлечение в планирование позволяет учесть различные интересы, а также в последующем облегчает проведение оценки эффективности планирования и самой деятельности. Принятие же решений в одиночку может оказаться непосильной задачей для одного человека в силу отсутствия у него необходимого опыта, информации, времени и полномочий.

Выходом из такой ситуации может стать создание группы планирования, которая поможет распределить нагрузку, привлечет представителей групп, на которых работа волонтеров может оказать влияние, поможет в создании ясного понимания целей и задач работы с волонтерами. Стороны, которые должны привлекаться к планированию (группа планирования):

1. Сотрудники (представители организации) с необходимым опытом и знаниями, в таких областях, как связи с общественностью, менеджмент, планирование программ, руководство волонтерами.

2. Действующие волонтеры и волонтеры в прошлом.

3. Представители получателей услуг (родители).

Участие волонтеров и получателей услуг в организации планирования можно обеспечить, например, путем проведения опроса и консультаций с представителями этих групп, руководителями волонтерских движений в образовательных учреждениях, приглашением принять участие во встрече по планированию, дать свои комментарии и предложения к разработанному предварительному плану.

В ходе планирования необходимо найти ответы на базовые вопросы:

1) «Почему (зачем)?». В начале планирования крайне важно иметь четкое представление, почему или зачем организация хочет привлечь или привлекает волонтеров? А волонтер пришел в данную организацию? Чтобы ответить на него, все вовлеченные в планирование работы волонтеров должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность, то есть на роль волонтеров и ценность их вклада в деятельность Центра. Волонтеры не могут привлекаться в организацию «на всякий случай», «пригодятся», «про запас». Понимание данного вопроса будет служить гарантией того, что сотрудники организации будут относиться к волонтерам так, как они этого заслуживают, то есть со вниманием, и будут оказывать им поддержку, а волонтеры – приносить необходимую помощь.

Задачи, которые преследует организация, привлекая к работе волонтеров, о которых он должен знать:

1. Решение определенной проблемы целевой группы (например, организация досуга пожилого человека, комплексная реабилитация, индивидуальный подход и др.).

2. Решение определенной проблемы организации (например, кадровой).

3. Создание имиджа организации (например, имиджа массовой организации).

4. Решение проблем волонтера (например, мера отвлечения человека от трудной ситуации, способ повышения социальной активности человека, организация досуга ребенка с ОВЗ и др.)

Возможно, организация привлекает волонтеров для решения всех вышеперечисленных задач, однако все равно одна или две задачи из них будут приоритетными. Расстановка приоритетов поможет правильно провести набор и обучение волонтеров, а также повлияет на решение об использовании ресурсов. Поняв в целом, зачем или почему организации волонтеры и волонтерам – организация, следует определиться, в каких именно областях деятельности будут задействованы волонтеры и чем именно они будут заниматься. Для этого следует рассмотреть все виды деятельности, которые осуществляет организация с точки зрения возможности привлечения к ним волонтеров. Так же можно рассмотреть возможность создания новой программы при помощи волонтеров, интересы.

Итак, мы, например, определились, что привлекаем волонтеров для программы индивидуального сопровождения семей, воспитывающих детей с ограниченными возможностями и, например, реализация спортивных мероприятий среди семей и детей, помощь бухгалтерии в копировании документов. Кроме того, мы, например, заинтересованы начать новую программу, например, социальной интеграции детей в с ОВЗ в общество. Нашим следующим шагом будет - определить, чем именно будут заниматься волонтеры в данных программах.

Термин «волонтер» говорит только о том, что человек действует по доброй воле и не получает финансового вознаграждения за свою работу в программе, но не дает объяснения, чем занимается человек. То есть необходимо определить его должность в программе. Это может быть инструктор, помощник, специалист по связям с общественностью, организатор публичной акции и т.д. Помимо участия в программе волонтеры могут привлекаться и для работы в комиссиях, судьях, в качестве координаторов, например в программу повседневной реабилитации.

Далее следует определиться с потребностями организации в волонтерах (сколько волонтеров необходимо) для осуществления программы. Данный вопрос зависит от нескольких факторов:

1) Территории охвата программы: мероприятия программы могут проходить в различных, районах города. В таких случаях есть смысл разделить территорию на участки (микрорайоны), прикрепив к каждому участку тех волонтеров, которые живут поблизости. В этом случае вам потребуется больше волонтеров, но в результате вы получите существенную экономию времени и транспортных расходов.

2) Каким свободным временем располагают волонтеры: как правило, для волонтеров учеба является основной (приоритетной) деятельностью, некоторые студенты иногда так же и работают. Кроме того, у них есть и другие интересы, а также семья и друзья. Поэтому волонтерской работе они могут посвятить лишь часть своего свободного времени. Считается, что в среднем волонтер может уделять работе в организации до 12 часов в месяц. При этом необходимо учитывать, что в эти 12 часов входит и время на обучение волонтера и на подготовку к мероприятиям. Повышенные требования к волонтеру, например, чтобы он посвящал больше времени волонтерской деятельности, могут привести к тому, что волонтер станет перед необходимостью сделать выбор и, скорее всего, покинет организацию.

Если, например, волонтер работает только с семьей (проект индивидуального сопровождения), то волонтер должен уделять семье от 1 до 2 (данное требование прописано в договоре), если волонтер находится в семье более 2 часов, это его инициатива. Что касается мероприятий, то время оговаривается задолго до события, с целью освободить время волонтера. Возможно так же написание письма в учебное заведение с целью освобождения от занятий.

3) Используемые методы: при осуществлении программы могут использоваться различные методы, например, лекции, массовые акции, дебаты, круглые столы, распространение печатной информации. Также эти мероприятия могут быть однократными или подразумевать регулярную деятельность. Соответственно, в зависимости от используемого метода, требуется различное число волонтеров.

4) Числа получателей услуг программы и степени их нуждаемости: существует прямая зависимость между количеством человек, которые вы планируете охватить своей программой, степенью их нуждаемости в помощи и числом привлекаемых волонтеров. Например, при осуществлении программы индивидуальное сопровождение семей, воспитывающих детей с ОВЗ, следует изначально оговорить с семьей, нуждаются ли они в данной услуге, написать заявку, и затем оценивать количество человек, которым ваша организация при помощи волонтеров сможет предоставить услуги, и как часто необходимы визиты волонтеров. Так, из 20 получателей услуг 5 могут требовать ежедневных посещений, тогда как к остальным 15 волонтеры будут приходить один раз в неделю. Но обратим ваше внимание, что в договоре, который заключается между волонтером, семьей и Центром, указано количество встреч и время провождения волонтера в семье. Все что выше нормы, это инициатива волонтера.

Итак, имея четкое преставление, зачем вашей организации нужны волонтеры, а волонтерам – организация, в каком количестве и в каких именно областях деятельности они будут задействованы, можно переходить к следующему вопросу.

Волонтер должен представлять, кто именно из сотрудников будет вовлечен в работу с ним, сколько времени будет занимать эта работа и в чем именно заключаться. Необходимо знать, кто отвечает за ту или иную деятельность в организации, то есть к кому он может обратиться и перед кем он несет ответственность за выполняемую им работу.

В организации должен быть человек, который отвечает за работу с волонтерами в целом и волонтер должен быть с ним знаком. Главное, что этот человек должен быть связующим звеном между волонтерами и штатными сотрудниками, семьями и другими инстанциями, равно как и между организаций и обществом по вопросам привлечения волонтеров и подведением результатов их деятельности.

Золотым правилом координатора является выражение: «Обаяние поможет привлечь волонтеров, но только компетентность поможет их удержать...».

В целом, можно выделить следующие задачи/перечень обязанностей координатора по работе с волонтерами:

1. Планировать и осуществлять набор волонтеров.

2. Определить, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры.

3. Подготовить описания работы для каждой волонтерской должности.

4. Провести собеседование, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственными руководителями.

5. Планировать и осуществлять ориентацию и обучение волонтеров.

6. Осуществить поиск и предоставить волонтерам ресурсы для работы.

7. Ввести повседневную регистрацию работы волонтеров (волонтерской документации).

8. Распространить среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержать связей с другими организациями.

9. Поддержать волонтеров по мере необходимости (дополнительное обучение, консультирование, информация), благодарственное письмо.

10. Провести оценку организации работы с волонтерами.

Как правило, непосредственным руководителем волонтера является сотрудник организации, ответственный за тот участок работы, к которому прикреплен волонтер. Но также это может быть и опытный волонтер – лидер волонтерской группы, который координирует свою деятельность с ответственным за работу с волонтерами в организации в целом.

Основой эффективной деятельности непосредственного руководителя волонтеров является представление того, что организация ожидает от волонтера, а он от нее и в какой поддержке нуждается волонтер. Крайне важным для руководителя волонтерами является хорошее владение коммуникационными навыками - основе любого успешного взаимодействия между людьми.

На этом этапе происходит формулирование, как или каким образом будут организованы практические моменты работы с волонтерами. А именно: разрабатывается система привлечения и обучения волонтеров, их роль и должностные обязанности, механизмы коммуникации и отчетности, правила техники безопасности, а также критерии оценки организации и осуществления работы волонтеров.

Планируя систему привлечения и обучения волонтеров, мы благодаря предыдущим вопросам уже знаем, на какую конкретно работу и сколько волонтеров нам необходимо, представляем, кто будет заниматься волонтерами, то есть осуществлять набор, собеседование, обучение, руководство и оценку. Поэтому нам остается ответить на следующие вопросы:

1) Какие методы будут использованы для набора волонтеров;

2) На какой срок (короткий, длительный) мы привлекаем волонтеров;

3) Какими именно навыками и умениями должен обладать волонтер;

4) Какие ресурсы необходимы для набора и обучения волонтеров, и какими ресурсами организация располагает.

Отвечая на вопрос, какие методы будут использованы для набора волонтеров, мы опираемся на знание нашей целевой группы, то есть мы должны иметь представление, кого мы прежде сего хотим видеть в качестве наших волонтеров. И тогда мы можем выбрать и использовать наиболее эффективные методы привлечения.

Срок привлечения зависит от двух факторов: от волонтера (не все волонтеры заинтересованы быть задействованными на длительный срок) и самой программы – сколько времени она будет длиться. В зависимости от того, на какой период времени вы планируете привлечь волонтеров, будет зависеть решение о том, какое обучение необходимо предложить волонтерам и какие ресурсы инвестировать в них. Если вы рассчитываете, что волонтер будет задействован в проведении не только одной акции, а останется в организации в течение как минимум учебного года, то в этом случае целесообразно предусмотреть для него помимо вводного еще и дополнительное обучение (для поддержания качества работы) и предусмотреть мотивационные мероприятия.

Определение роли волонтеров, разработка их должностных обязанностей, вопросы коммуникации и отчетности во многом зависят от моделей организации работы волонтеров, используемых организацией.

1. Модель «Предоставление услуг»:

1) Роль волонтеров – организация досуга, помощь в проведении организации, мероприятий;

2) Сотрудники отвечают за набор, обучение и супервизию волонтеров;

3) Взаимная ответственность сотрудников и волонтеров четко оговорена;

4) Обучение волонтеров является структурированным и обязательным;

5) Мотивация волонтеров – приобретение новых навыков и возможность перехода на оплачиваемые должности.

2. Модель «Помощники»:

1) Услуги клиентам предоставляются в основном сотрудниками;

2) Роль волонтеров – помогать сотрудникам, чтобы те могли более эффективно использовать свое рабочее время;

3) Обучение волонтеров проводится от случая к случаю, по мере необходимости, чаще всего включает практическое обучение конкретным навыкам на рабочем месте;

4) Набор волонтеров осуществляется через личный контакт с теми, кто хочет помогать.

3. Модель «Активисты»:

1) Нет оплачиваемых сотрудников, которые руководят работой волонтеров;

2) Волонтеры самостоятельно определяют деятельность и свои роли в зависимости от своих потребностей, интересов и возможностей;

3) Волонтерская работа предоставляет возможность для персонального и профессионального роста.

4. Модель «Сотрудники»:

1) Сотрудники и волонтеры выполняют одни и те же функции и работают вместе;

2) Основное различие в том, что сотрудники уделяют больше времени работе, чем волонтеры;

3) И сотрудники, и волонтеры одинаково привержены миссии, цели и ценностям организации;

4) В качестве мотивации доминирует личный пример, а не административное воздействие.

Определившись с тем, какую модель работы с волонтерами вы используете, можно переходить к крайне важному моменту организации работы волонтеров: к составлению описания работы/должностных обязанностей волонтера. Данный документ четко регулирует ожидания и требования каждой из сторон. Имея описание работы на руках, волонтер знает, в чем заключается его деятельность, что он может делать и чего нет, на какую поддержку может рассчитывать, кто является его руководителем, каким образом будет проходить оценка его деятельности.

В нем определены:

- должность волонтера в программе, например, педагог;

- требования, знания и навыки, которыми должен обладать волонтер для выполнения;

- работы – педагогические/ медицинские компетентности;

- система взаимоотношений волонтера с сотрудниками и клиентами – сотрудники;

- объем времени, который необходим для выполнения работы;

- система обучения волонтера, контроля и оценки его деятельности – семинары для обучения, листы встречи с семьей (как волонтер заполняет, так и семья).

Для работы волонтеров необходимы:

1. Помещение. Как показала практика, если волонтерам негде собираться, мотивация и эффективность работы снижаются. При наличии помещения волонтеры имеют возможность общаться, готовиться к мероприятиям, акциям, обмениваться опытом.

2. Поддержка. Ничто так не разваливает волонтерские группы, как пренебрежительное к ним отношение и скептицизм в отношении их деятельности. Ребята это быстро понимают и уходят.

Отношение к волонтерам должно быть таким же уважительным, как к сотрудникам. Многие вещи волонтеры в силу возраста и отсутствия полномочий сделать не могут. В составе волонтерской группы должен быть взрослый участник или руководитель, способный решать проблемы «взрослого характера».

Для каждой должности, которая будет занята волонтером или выполняемой работы, должно быть составлено описание. Оно показывает, что организация ожидает от волонтера и что волонтер может ожидать от организации. При этом описание работы защищает как волонтера, так и организацию. Описание работы волонтера позволяет спланировать и четко определить: роль и должность волонтера в программе, требования, знания и навыки, которыми должен обладать волонтер для выполнения работы, систему взаимоотношений волонтера с сотрудниками и клиентами, объем времени, который необходим для выполнения работы, систему обучения волонтера, контроля и оценки его деятельности.

Описание работы волонтера обычно включает следующие разделы:

1) Название организации;

2) Название волонтерской должности;

3) Задачи (что должно быть сделано);

4) Требуемые навыки и умения;

5) График работы (количество часов в неделю/месяц, срок назначения на должность);

6) Непосредственный руководитель, которому подотчетен волонтер, требования к отчетности;

7) Волонтерские бонусы: обучение, получение сертификата, система компенсации расходов волонтера;

8) Испытательный срок и прекращение деятельности;

9) Подписи сторон.

Следует принимать во внимание, что описания работы волонтера должны регулярно пересматриваться (не реже одного раза в полгода), ведь характер работы и выполняемых функций может меняться, что потребует внесения изменений. При этом обсуждение и пересмотр описания работы должен осуществляться с участием самого волонтера.

Участие волонтера в процессе пересмотра описания работы важно с точки зрения закрепления понимания им своих функций, а также является инструментом контроля и оценки его деятельности. Пример описания работы волонтера в должности помощник по организации мероприятий.

Когда человек изъявляет желание стать волонтером, это означает, что он хочет этим заниматься, но будет ли он это делать в действительности, еще предстоит окончательно решить как самому волонтеру, так и организации, в которую он обращается. Для этого и проводится собеседование.

Цель собеседования – определить, подходит ли организации потенциальный волонтер, а также подобрать ему такое занятие, которое удовлетворит как нужды волонтера, так и организации.

Проведение собеседования важно, поскольку именно от правильного подбора подходящего человека на соответствующее место зависит успех волонтерской программы. Более того, принимая волонтера и поручая ему выполнение работы, организация тем самым разделяет с ним ответственность за его действия. Следовательно, каждый человек, который хочет быть волонтером в организации, должен проходить собеседование, независимо от того, как хорошо вы его знаете, и кто его рекомендовал. Кроме того, это наилучший и самый быстрый способ познакомиться с волонтером (узнать о его навыках и интересах, лучше понять, какая деятельность будет ему наиболее интересна). Кандидату в волонтеры собеседование дает возможность больше узнать о цели и задачах организации и о том, что от него ожидают.

Если волонтер знает о специфике своей будущей деятельности и четко представляет саму процедуру и критерии отбора в волонтерскую организацию, знает о том, что такое собеседование, из каких этапов оно состоит, и какие интересующие темы может задать представитель организации является первым удачным кандидатом в волонтеры. К тому же, собеседование позволяет сделать дальнейшее сотрудничество успешным и уберечь от возможных неприятностей организацию, пользователей предоставляемых ею услуг, сотрудников и самих волонтеров.

Волонтер получает возможность открыто взвесить все “за” и “против” и только затем принять решение, подходит ли ему организация и то, что ему предлагают. Волонтер должен быть уверен в том, что он будет заниматься полезным делом и что те навыки, которыми он владеет, найдут достойное применение.

В большинстве случаев собеседование с кандидатом в волонтеры значительно отличается от собеседования с кандидатом на должность штатного сотрудника, хотя цель у таких собеседований общая – отобрать наиболее подходящих из числа всех кандидатов. Основное отличие заключается в том, что собеседование с кандидатом в волонтеры должно проводиться в более неформальной и свободной обстановке, что требует приложения больших усилий. Собеседование проводиться не позже, чем в течение первых двух недель, после того как потенциальный волонтер обратился в Центр.

Специалист остановиться на следующих моментах:

1. Начало собеседования:

1) Специалист должен рассказать, как именно будет проходить интервью;

2) Что привело кандидата в организацию и что он/она ожидает от этой беседы;

3) Имеет ли кандидат опыт работы волонтером, если да, то какой;

4) Что кандидат знает о Центре и его программах (даст возможность понять, насколько детальной должна быть беседа);

5) Об организации, ее принципах, программах и причинах, почему она привлекает волонтеров.

2. Основная часть собеседования:

1) Какая работа интересна кандидату в волонтеры;

2) Специалист расскажет о работе, которая может быть предложена кандидату, о плюсах, которые получит для себя волонтер;

3) Вы получите описание работ, и поймете, имеете ли вы для этого необходимые знания, опыт и возможности;

4) Система поддержки и обучения в организации.

3. Завершение собеседования:

1) Вопросы, на которые не получил ответа;

2) Если интересно то, что организация предлагает договориться о следующих действиях;

3) Обмен контактами.

Таким образом, планированию работы с волонтерами отводиться достаточно много времени и от этого зависит дальнейшая совместная деятельность, а так же в этой работе должен быть заинтересован тот, кто будет являться координатором этой деятельности.

Далее нам необходимо проанализировать деятельность волонтерских организаций с участием молодежи, занимающихся помощью и поддержкой пожилых людей в Ярославской области.