38. Документационное обеспечение делового общения: документирование управленческой деятельности.

Документационное обеспечение делового общения (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении¸ оформлении документов, их обработке и хранении.

Документирование – процесс создания и оформления документа.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления их пользования в справочных целях.

Функции документа:

1.информационная

2.социальная

3.коммуникативная

4.культурная

Специфически функции:

1.управленчекая

2.правовая

3.исторический документ

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификаторуорганизаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификаторууправленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номертелетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Требования к текстам служебных документов:

– краткость и точность изложения информации, исключение двоякоготолкования;

– объективность и достоверность информации;

– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос,документов для облегчения и ускорения работы с ними;

– структурирование текста документа, деление его на такие смысловыечасти, как: введение, доказательство, заключение.

– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описанииповторяющихся управленческих ситуаций.

Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется еговидом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными длякаждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитовлишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всегоотносятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Этиреквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографскимспособом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланкдокумента.

Подготовка и оформление основных видов документов

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанныхдокументов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия,организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства испециалистов предприятия.

Организационными документами являются :устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатноерасписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение оструктурном положении предприятия, должностная инструкция работника.Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия идокументируется в основном, посредством издания приказов директоромпредприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основнойдеятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом,отражающим управленческие решения по вопросам производственно -хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования,кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности,совершенствования структуры и организации работы предприятия.Информационно - справочные документы отражают процессы принятияуправленческих решений и сами решения. Документирование ходапроизводственных совещаний и оформление документов возлагается насотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно - справочными документами являются:протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка,телеграмма, телефонограмма и д