Измерение вложений ресурсов

Измерения процесса дают нам информацию для анализа ошибок, упущений. Мы должны подумать, как использовать показатели неблагополучия в целях совершенствования рабочего процесса. Для этого необходимо построить диаграмму профиля процесса.

Измерения:

«пустое время»

показатели неблагополучия

показатели продуктивности

°

Рис. 34. Диаграмма профиля процесса

Диаграмма отражает ключевые моменты взаимодействия элементов процесса. Горизонтальные стрелки показывают, как действуют вложенные ресурсы, чтобы получить конечные результаты, определяемые ожиданиями пользователя. Вертикальные стрелки соединяют канал коммуникации «начало-конец» с элементами процесса (круги), чтобы показать интеракцию между тем, что происходит внутри процесса и что происходит с вложениями ресурсов и его конечными результатами.

Построение диаграммы включает в себя 9 шагов:

1. Напишите цель процесса.

2. Определите руководителя процесса.

3. Перечислите конечные результаты и их пользователей.

4. Определите конец процесса.

5. Перечислите результаты измерения качества процесса.

6. Перечислите ресурсы и их поставщиков.

7. Определите начало процесса.

8. Перечислите результаты измерений качества вложений ресурсов.

9. Повторяйте указанные выше шаги до тех пор, пока делаются измерения.

Вы уже прошли 8 шагов, получив информацию по профилю процесса, после чего необходимо сделать 9-й шаг. Это важный шаг. Вы будете вносить изменения в процесс до тех пор, пока не используете все возможности. Построенная таким образом диаграмма покажет согласованное видение процесса всеми участниками: руководителями, пользователями и поставщиками ресурсов.

Диаграмма представляет собой карту практических действий по модернизации процесса:

1. Улучшить вложения ресурсов так, чтобы изъять ошибки из процесса;

2. Улучшить внутреннюю деятельность для того, чтобы поставить процесс под контроль и заставить его работать эффективнее;

3. Улучшить конечные результаты для того, чтобы оправдать ожидания пользователей.

Теперь вам надо сделать выбор: пойти по пути совершенствования или его радикальной реконструкции. Как принять решение о выборе пути? Сначала задумайтесь над вопросом: потерпит ли процесс неудачу с «производством» конечного результата за требуемое время? Если «да», задайте себе еще два вопроса:

1) существенно ли влияние процесса на успех работы организации;

2) пострадает ли организация за период времени, необходимого для изменений? Ответ «да» на любой из этих вопросов означает, что процесс нуждается в реинжиниринге.

Для эффективной модернизации процесса следует подобрать команду по типу японских «кружков качества». Идеальный состав команды: 25% потребителей, 25% поставщиков ресурсов и 50% исполнителей. Это должна быть «сквозная» команда, составленная из представителей разных подразделений, но занятых в рамках одного процесса. Команда проводит регулярные заседания в целях повышения качества процесса и усиления его ориентации на потребителей.

Работа команды носит циклический характер и включает в себя 4 повторяющихся шага:

1. Выбор варианта улучшения процесса.

2. Анализ организационного процесса.

3. Изменение процесса в целях его совершенствования.

4. Повторный анализ процесса.

С каждым циклом качество процесса улучшается, а понятие о качестве все больше и больше уточняется. Эта работа не должна прекращаться. В противном случае процесс будет деградировать.