68.Беседа как форма делового общения.

Деловая беседа — встреча, в результате которой происходит обмен мнениями, информацией, предложениями. В отличие от переговоров не предполагает достижения договоренности.

Деловые беседы в области управленческой деятельности представляют собой целенаправленную, с заранее планируемым эффектом и результатом, коммуникацию, направленную на достижение определенных задач, решающая производственные проблемы и вопросы. Она связана с необходимостью делать выводы и заключения на основании анализа полученных информативных данных, а также позволяет выработать соответствующие решения и реализовывать их. Примером таких управленческих бесед могут служить собеседования при приеме на работу и при увольнении, разбор конфликтных ситуаций, проведение проблемных (или итоговых) совещаний. [68, с. 68] Характерная черта делового собеседования заключается в том, что оно благодаря эффекту обратной связи, позволяет руководителю реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретными условиями протекания разговора, то есть с учетом цели, предмета и партнеров, а также с учетом речевых и неречевых (мимика, жесты, манеры) средств управленческой коммуникации. Этим деловые беседы отличаются от деловых форм письменного общения (деловое письмо, докладные и т.п.). Преимущества деловой беседы как формы взаимной коммуникации обусловлены, прежде всего: 1) возможностью дифференцированного подхода к предмету обсуждения с учетом целей партнеров и в интересах взаимоприемлемого, понятного и убедительного изложения точки зрения; 2) быстротой реагирования на высказывания собеседника, способствующей достижению поставленных целей с помощью пояснений, поправок, повторов и т.п.; 3) повышением компетентности управляющего за счет возражений, критических оценок, предложений и мнений партнера; 4) созданием и осознанием общности всех участников беседы как влияющего фактора в формировании успешной коммуникации; 5) возможностью дифференцированного подхода к учету и оценке объективных и субъективных факторов при решении проблемы; 6) ощущением собственной значимости в решении обсуждаемых проблем и причастности к результатам, полученным в конце беседы. Исполнение названных преимуществ деловой коммуникации предполагает, что руководитель их знает, соблюдает и опирается на них в реализации основных принципов ведение деловых переговоров. Помнить: что управленческая беседа - это не монолог. Менеджер должен организовать обмен мнениями таким образом, чтобы задаваемые вопросы и получаемые ответы соответствовали бы совместному решению намеченной проблемы. Поэтому необходимо формулировать свои вопросы, определения, оценки таким образом, чтобы они косвенно приглашали партнера высказать свое мнение по обсуждаемой теме. [69, с. 69] Основные принципы управленческой коммуникации обусловлены рациональной организацией этого процесса: а) кратко излагать содержание информации по обсуждаемой теме; б) следует избегать эффекта запутывания (когда говорят много о малом, то мало думают о значительном); в) быстрому усвоению устной информации в ходе деловой беседы поможет "разбавление" трудной, малознакомой для понимания информации различными обобщениями, повторами, обоснованиями, аналогиями, известными фактами, объяснениями. Коммуникативные приемы, способствующие восприятию слушателями информации 1. Повторение темы беседы при ее смене или изменении аспектов рассмотрения проблемы. 2. Исполнение "разбивки" излагаемого материала при перечислении ряда связанных с проблемой фактов, ср.: во-первых, во-вторых, в-третьих. 3. Дословное или смысловое повторение важных моментов беседы и излагаемого материала. 4. Постановка вопросов в целях стимулирования мышления собеседника. 5. Подведение общих или отдельных, этапных итогов в результате совместного обсуждения соответствующей проблемы. Успех проводимой беседы в значительной мере зависит от того, насколько понятно, убедительно и точно вы излагаете свои мысли, идеи и цели. Руководитель должен знать проблему и необходимое обоснование ее решения, демонстрировать заинтересовать в реализации выбранной коммуникативной темы с конкретным собеседником, настраивать своего партнера на местное решение проблемы, учитывая: - его профессиональный уровень; - содержание выполняемых им задач; - его полномочия и сферу ответственности в соответствии с возложенными на него обязанностями; - его жизненный и трудовой опыт, интересы, устремления и желания; - особенности его мышления: речевого и неречевого поведения. Эффективность деловых кадровых бесед зависит также от умения руководителя создать откровенную конструктивно-критическую атмосферу общения, побуждающую к взаимным активным действиям: 1. Руководитель должен обеспечить конструктивное обсуждение проблемы. 2. Корректное поведение всех участников. 3. Необходимо набросать план беседы (придерживаясь которого, руководитель сможет ответить на вопросы). - каков повод для беседы с конкретным партнером и какова ее основная тема и цель? - какие организационные и относящиеся к предмету беседы, конкретные задачи связаны с ее темой и целью? - в чем заключается особенность психологии партнера и какие аргументы имеются в наличии, чтобы парировать возражения? - какие контраргументы может выдвинуть собеседник и что необходимо предпринять, чтобы достичь поставленную цель? - какие варианты решения проблемы можно предложить, если партнер выразит согласие, отрицание, предубеждение или протест? - на кого из партнеров (или подчиненных) можно опереться в решении данной проблемы и какие преимущества или негативные моменты это может принести? Руководитель не должен обрывать своего собеседника, лишать его возможности высказывать свое мнение, не следует игнорировать, или высмеивать аргументы собеседника. Проводя кадровую беседу, руководитель должен учитывать типичные черты характера своего собеседника, которые по-разному проявляются: а) в отношении к своему коллективу и его отдельным представителям (отзывчивый - честный, черствый - лживый, простой - заносчивый, помогающий - мешающий, ответственный - безответственный); б) в отношении к делу (трудолюбивый - ленивый, настойчивый - ненастойчивый, добросовестный - недобросовестный, надежный - ненадежный); в) в отношении к своему рабочему месту (аккуратный - неаккуратный, щедрый - скупой, бережливый - расточительный); г) в отношении к самому себе (гордый - негордый, самолюбивый - человеколюбивый, эгоист - альтруист, скромный - нескромный); в) в отношении к руководителям и требованиям организации, в которой он работает (исполнительный - неисполнительный, дисциплинированный - недисциплинированный, требовательный - попустительствующий). Таким образом, деловая беседа - это осмысленное стремление одного или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. Основные функции деловой беседы: 1. Начало перспективных мероприятий и процессов. 2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов. 3. Обмен информацией. 4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности. 5. Поддержание деловых контактов. 6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов. 7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.